В сфере ИТ все постоянно проводят встречи. Удаленщики созваниваются, сотрудники в офисе — собираются в переговорке. Каждый день проводят ежедневные собрания — дейли. Каждую неделю устраивают демо и говорят про результат. В завершение — обсуждают на ретро (ретроспективе), как можно было сделать лучше, и где были допущены ошибки в работе. 

Все эти созвоны и встречи — важная часть рабочего процесса. Одних переписок недостаточно, иногда команде нужно обсудить все вживую или хотя бы на встрече в Zoom. Организовывать эти встречи, уметь модерировать их и даже просто участвовать — важные пункты из списка софт скиллс. 

Как организовать хорошую рабочую встречу? Базовые рекомендации:

• Убедитесь, что встреча действительно нужна. Многие вопросы гораздо эффективнее решаются в переписке. Помните, что встреча трех людей на один час — это три рабочих часа. Собрания — это дорого.
• Напишите план встречи, список вопросов на обсуждение, и отправьте всем участникам перед тем, как собраться. Еще такой план называют «регламент», «повестка» или «адженда». Обозначьте, сколько времени должна знать занять встреча. План поможет вам не запутаться, не забыть цели собрания и не уйти в ненужные дебри.
• Назначьте модератора встречи или возьмите эту роль на себя. Модератор должен следить, чтобы собрание шло по плану, и запланированный тайминг не был нарушен. Также модератор делает фоллоу-ап встречи — записывает все ключевые моменты, чтобы ничего не потерялось. После собрания фоллоу-ап в текстовом виде должны получить все участники собрания. 
• Хороший тон — подвести итоги встречи за десять минут до конца. Идеально, если за пять минут до «официального» финала собрания все уже разойдутся. 



Даже если вы не организатор и не модератор встречи, то все равно можете повлиять на ее эффективность:

• Когда коллега или руководитель приглашает вас на созвон или в переговорку, не стесняйтесь спросить, какой вопрос планируете обсуждать. Возможно, достаточно будет одного сообщения, чтобы не тратить время на собрание.
• Вы пришли на встречу и понимаете, что тема обсуждения вас не касается? Вежливо скажите, что вы на этой встрече не нужны, и уйдите. 
• Если вы понимаете, что у собрания нет модератора, никто не пишет фоллоу-ап, а коллеги просто болтают, — оперативно возьмите роль организатора на себя. Будьте проактивным, это окупится.

Все эти советы — хороший старт, чтобы начать проводить эффективные встречи. Соблюдая наши рекомендации, вы сможете сэкономить главный ресурс в ИТ — время.